Jaarverslag: van verplicht nummer tot pr-instrument
Veel bedrijven benaderen de opmaak van een jaarverslag als de gemiddelde Vlaming een bezoek aan de tandarts: het is vervelend, je wilt het eigenlijk niet doen, maar het moet nu eenmaal. Nochtans kan een jaarverslag een uitstekend pr-instrument zijn. Een eerste aanzet in 8 tips.
1. Kijk naar buiten
Natuurlijk houdt routine een bedrijf recht, en uiteraard is interne dienstverlening belangrijk. Maar moeten we dat in een jaarverslag gaan vertellen? Een dergelijk document is (meestal) bedoeld voor de buitenwereld, en die heeft er geen boodschap aan dat je – om maar iets te zeggen – een nieuwe server hebt gekocht. Kortom: vraag jezelf bij elk item af of het interessant is voor externe lezers.
2. Weg met de Schotten
Jaarverslagen zijn vaak verzamelwerk. Elke dienst doet zijn zegje, en de dienst Communicatie breit alles aan elkaar. Als argeloze lezer krijg je dan de indruk dat ze in die organisatie wel érg hard naast elkaar werken, en dat de tussenschotten bijzonder hoog zijn: iedereen vermeldt zijn eigen kleine bijdrage aan een gezamenlijk project, maar niemand ziet het geheel.
Een thematische aanpak is veel krachtiger. Neem als basis voor de structuur wat het bedrijf heeft gedaan (en niet welke afdeling iets heeft gedaan). Zo komen de bedrijfsvisie en -strategie duidelijker naar voren. En het team wordt als een hecht blok gepresenteerd.
3. Vermijd uitputting
Veel jaarverslagen zijn erg omvangrijk en gedetailleerd. Daardoor staan belangrijke beleidsopties naast minder relevante details en wordt de lectuur een uitputtingsslag. Bovendien rijst het beeld op van een organisatie die de grote lijnen uit het oog verliest en gefocust is op kleinigheden. Niet doen.
4. Buzzzzzzzzzzzzzzz
Iedereen profileert zich graag als een organisatie die zich laat leiden door klantvriendelijkheid, kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit. Maar om die buzzwords op elke pagina te herhalen? Dat holt hun geloofwaardigheid uit. Veel overtuigender lijkt het ons om niet alleen te zeggen, maar vooral ook te tonen dat je organisatie kwaliteit hoog in het vaandel draagt. Stel concrete verbeteringsprojecten voor, belicht casestudies, laat eventueel de klanten aan het woord. Zo'n concrete aanpak maakt meteen ook een erg frisse en gevarieerde inhoud mogelijk, met bijvoorbeeld korte interviews of statements en reportageachtige hoofdstukken.
5. Wijs de weg
Instappers zijn altijd goed, en zeker in een omvangrijke tekst. Reik uw lezers wegwijzers aan in de vorm van titels, subtitels, tussentitels, intro's, korte samenvattingen, foto-onderschriften of kaderteksten met achtergrondinfo. Niet allemaal tegelijk natuurlijk: een visueel clusterbombardement verwart even erg als een lege lettertjesvlakte.
Zorg ervoor dat wie het jaarverslag openslaat, het noorden niet kwijtraakt. Vermijd titels als 1.1.1.1.1. Vorming. Hoe platter de structuur, hoe beter.
6. Ontwijk cijferlawines
Eén beeld zegt meer dan duizend woorden. Soms toch. Check je tabellen en grafieken op relevantie: geven ze een duidelijke evolutie tegenover de vorige jaren, een nieuwe trend, een opvallende tegenstelling of een goed overzicht van de huidige situatie? Indrukwekkende staafdiagrammen die over een periode van twintig jaar een stijging van 0,5 % tonen, hebben geen zin.
7. Templates zijn handig
Om de informatiegaring zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, is het vaak handig om een template te maken die in een aantal korte vragen aangeeft wat je precies van de inhoudsverantwoordelijke verwacht. Bijvoorbeeld:
- Om welk project gaat het?
- Waarom is het belangrijk?
- Wat waren de belangrijkste stappen?
- Wie is de contactpersoon?
- Enzovoort.
8. Gimmick!
Als je echt wilt scoren, is een gimmick nooit weg. Je organisatie werkt voor kinderen? Schrijf een jaarverslag op kindermaat. Je vindt klanten belangrijk? Laat ze dan zelf vertellen wat ze over je bedrijf vinden. Of zet in de marge van de pagina’s een fotosequentie, zodat wie de bladzijden langs zijn duim laat glijden, een bewegend beeld te zien krijgt (dat uiteraard iets zegt over de organisatie). Zoiets moet je misschien niet elk jaar doen, maar een beetje afwisseling kan geen kwaad.
Tal van klanten doen een beroep op ons voor de redactie en realisatie van hun jaarverslag of sociaal jaarverslag. Voor meer info: bel of mail Hans Faelens, hans.faelens@jaja.be, tel. 09 267 64 68.
THEMA'S
